Cách thiết kế danh sách việc cần làm (to-do list) hiệu quả nhất

Share on facebook
Share on pinterest
Share on linkedin
Danh sách việc cần làm 01

Sau loạt bài về chủ đề làm việc hiệu quả, Quyên nhận được phản hồi rất tốt từ bạn đọc cũng như nhiều câu hỏi gửi đến inbox để hỏi thêm về những cách quản lý thời gian và kinh nghiệm làm việc ở nhà.

Quyên chân thành cảm ơn tất cả những lời động viên và ủng hộ của mọi người dành cho trang blog này nhé!

Trong bài viết bữa nay, Quyên lại chia sẻ thêm về một cách thú vị để bạn có thể tự thiết kế và tối ưu danh sách việc cần làm, đồng thời giúp bạn dễ dàng quản lý công việc và có thể hoàn thành được khối lượng công việc trong thời gian sớm nhất mà không bị nhiều áp lực deadline nữa nha!

Trước khi đọc kỹ bài viết thì bạn hãy thử nhớ lại coi, có phải mình đã từng/đang phải trải qua tình huống là mỗi ngày thức dậy, bạn viết sẵn ra một cái to-do list rất hoành tráng và chi tiết, nhưng rồi bạn lại phải tốn rất nhiều thời gian để coi mình phải bắt đầu từ đâu?

Vậy nên là đôi khi, mặc dù đã có sẵn cho mình một danh sách việc cần làm rồi, bạn vẫn cảm thây “ngộp” khi phải nhìn vào đó và bắt đầu mọi thứ, đúng vậy không?

Rồi, vậy bây giờ bạn hãy thử hình dung về một con thuyền, trên đó có chứa rất nhiều hàng hóa và thuyền sẽ phải cập nhiều bến khác nhau để trao trả số hàng đó. Nhiệm vụ của bạn là làm thế nào để có thể (1) vừa cân bằng con thuyền vì nếu không thuyền sẽ bị chìm, và (2) vừa có thể sắp xếp hàng hóa hợp lý để trả hàng đúng bến, đúng hạn.

Và chính xác thì Quyên đang muốn nói tới hai khái niệm là danh sách việc cần làm dài hạn danh sách việc cần làm ngắn hạn!

Cách thiết kế danh sách việc cần làm dài hạndanh sách việc cần làm ngắn hạn một cách hiệu quả

Danh sách những việc cần làm ngắn hạn đơn giản là những việc thường ngày bạn cần phải làm để có thể lèo lái con thuyền đi đến nơi về đến chốn. Đó có thể là những nhiệm vụ bạn phải làm hằng ngày, thỉnh thoảng có thể có thêm những công việc đột xuất như ăn trưa với người quen, đi khám bác sĩ, hoặc có hẹn việc gì đó.

Ngược lại, danh sách những việc cần làm dài hạn là cái để bạn có thể hình dung trước những gì mình cần phải làm trong một khoảng thời gian dài, có thể là một tuần, một tháng, một quý, hoặc thậm chí là nửa năm, một năm.

Quay trở lại với hình ảnh con tàu chở hàng hóa. Danh sách ngắn hạn sẽ bao gồm những việc mà toàn bộ thủy thủ đoàn phải làm mỗi ngày như lái tàu, kiểm tra máy móc thiết bị, quét dọn, sắp xếp hàng hóa trên tàu, v.v… Đây là những công việc vi mô, không đòi hỏi quá nhiều thời gian và công sức để kiểm soát.

Trong khi đó, trước khi con tàu ra khơi thì thuyền trưởng và hoa tiêu sẽ phải xác định xem sẽ đi theo hải trình như thế nào, sao bao nhiêu thời gian sẽ cập bến A, bến B, bến C. Thời gian tàu ra khơi thì sẽ có những trở ngại gì (bão, áp thấp, mùa mưa…) và nếu có thì phải làm thế nào để hạn chế thiệt hại. Nói chung là những dự đoán vĩ mô, và sự thành bại của chuyến đi phụ thuộc vào đây rất nhiều.

OK, giờ thì mời bạn… quay lại với đất liền và công việc!

Đối với công việc cũng tương tự như vậy. Khi nói tới chuyện lập kế hoạch công việc, lúc nào cũng nên hình dung sẵn trong đầu mình hai thứ, đó là kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn, tương ứng với danh sách việc cần làm dài hạn và danh sách việc cần làm ngắn hạn.

Đọc một hồi chắc bạn cũng hơi… lùng bùng lỗ tai rồi phải không? Thôi mời bạn… ráng đọc tiếp đi nha!

Làm thế nào để làm việc hiệu quả với hai danh sách này?

Thật ra, một trong những ưu điểm của hai danh sách này đó chính là nó luôn song hành cùng nhau. Một khi bạn đã xác định được danh sách những việc cần làm dài hạn, danh sách còn lại cũng sẽ được định hình theo luôn. Tiện ghê ha!

1. Xác định thời gian

Tùy theo tính chất công việc mà mỗi người sẽ có những khoảng thời gian cho kế hoạch dài hạn khác nhau. Ví dụ với công việc viết blog du lịch, thường Quyên sẽ phải có kế hoạch dài hạn theo tháng và theo mùa để phù hợp với nhu cầu đi du lịch châu Âu của người Việt và cộng đồng người Việt sống ở châu Âu.

Bên cạnh đó, Quyên cũng có thêm kế hoạch theo từng năm cho blog, ví dụ như trong năm 2020 này, Quyên đã từng có một kế hoạch rất hoành tráng về việc thu hút traffic như thế nào, kế hoạch nội dung trong một năm ra sao, một số dự định về đa dang hóa nguồn thu nhập thụ động từ blog, v.v…

Rồi đùng một cái thì COVID-19 ập tới, đập banh chành cái ngành du lịch, châu Âu thì tự nhiên trở thành ổ dịch… Mà thôi, chuyện đó thì ai cũng biết rồi nên Quyên không cần nói thêm làm gì nữa heng.

Nếu làm freelancer với nhiều khác hàng khác nhau, hoặc làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, bạn sẽ cần có nhiều kế hoạch dài hạn tương ứng cho từng công việc đó.

Nếu bạn chưa quen hoặc chưa từng làm qua kiểu danh sách này bao giờ thì cách đơn giản nhất để bắt đầu đó là lập một danh sách việc cần làm hằng tuần và cố gắng để hoàn thành nó vào Chủ Nhật là vừa đẹp!

Sau vài tuần, bạn sẽ có thể bắt đầu thấy được sự tiến bộ và hiệu quả hơn trong cách làm việc của mình đó. Một khi đã thành thục được danh sách hằng tuần, bạn sẽ có thể bắt đầu lập danh sách theo từng tháng, rồi từng quý…


2. Lập to-do list dài hạn

Khi đã xác định được khoảng thời gian để lập kế hoạch dài hạn rồi, việc thứ hai đó chính là ghi lại những gì mình muốn đạt được trong thời gian đó.

Quyên lấy ví dụ với to-do list trong một tuần cho đơn giản nhé! Giả tỉ trong tuần đó, bạn cần phải:

  • Hoàn thành một bản báo cáo nộp cho sếp
  • Học xong hai bài tiếng Anh nâng cao
  • Tập yoga được 30 phút
  • Đăng ký khóa học A trên mạng
  • Làm xong công việc freelance B để gửi cho khách hàng
  • Có cái hẹn C quan trọng cần phải đi

Việc của bạn là ghi lại hết những gì bạn CHO RẰNG mình phải làm trong tuần đó. Cứ ghi ra hết đi, ghi kín hết một trang giấy A4 cũng được luôn, vì đằng nào thì ngay sau đây, bạn cũng sẽ phải cắt gọt đi nhiều thứ lắm, ahihi!


3. Cân đối lại danh sách

Một trong những lý do khiến chúng ta dễ bị choáng với to-do list của chính mình đó là thói quen “tham công tiếc việc”, cứ cố nhồi nhét thật nhiều việc “quan trọng” vào list càng tốt với hy vọng rằng mình sẽ hoàn thành được mọi thứ đúng hạn. Trên thực tế, nhìn vô cái list thôi là đã mém xỉu rồi, nói chi tới chuyện làm hết bao nhiêu thứ trong đó.

Nhưng với hai danh sách song song trên bàn làm việc, bạn sẽ có cái nhìn toàn cảnh vào toàn bộ công việc mình sẽ phải làm trong tuần/tháng/quý/…, qua đó biết cách lựa chọn và phân bổ từng công việc vào từng khoảng trống thời gian nhất định.

Lúc này, công việc còn lại của bạn là cân đối lại danh sách sao cho phù hợp với cuộc sống cá nhân nữa là vừa đẹp! Có thể bạn sẽ phải bỏ bớt một vài công việc ở kế hoạch dài hạn vì những việc riêng khác trong tuần/tháng. Hoặc cũng có thể bạn sẽ chuyển nó vào tuần/tháng sau nếu đó không phải là việc gấp.


4. Phân chia kế hoạch đó cho từng ngày

Khi đã cắt gọt xong danh sách của một tuần rồi, việc tiếp theo là bạn bỏ nó vào những khoảng thời gian thích hợp của các ngày trong tuần đó. Đây chính là cái to-do list mỗi ngày mà bạn sẽ nhìn thấy vào mỗi buổi sáng đây (với điều kiện là bạn đã chuẩn bị sẵn nó từ tối hôm trước nhé!).

Ở đây, bạn sẽ thấy rằng một khi đã có một danh sách các việc phải hoàn thành trong một tuần, việc sắp xếp các công việc đó vào các ngày trong tuần sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, và điều này cũng sẽ giúp bạn có thể sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý nhất để vào ngày cuối tuần, mọi việc đều sẽ được hoàn thành đúng thời hạn.

Từ danh sách dài hạn chuyển qua danh sách ngắn hạn rất dễ, và nó cũng sẽ giúp bạn thêm một việc nữa đó là loại bỏ đi những công việc râu ria không thật cần thiết để dành thời gian tập trung vào những việc thật sự quan trọng mà thôi!

Quyên đã hạ quyết tâm khi nào xài hết gần 20 cuốn sổ planner có sẵn ở nhà xong là sẽ mua hai quyển sổ Get It Done planner của STIL. Mỗi quyển như vậy được thiết kế cho 03 tháng lên lịch. Sở dĩ Quyên chọn sổ này là vì thấy nó phù hợp nhất với nhu cầu của mình (so với những loại sổ khác của shop). Khi nào xài xong, Quyên sẽ biên bài review chi tiết về nó sau heng! Nếu muốn mua hàng, bạn nhớ nhập mã “unsplashlove20” để được giảm giá 20% nữa nha!


Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm một cách nữa để phân chia to-do list của mình, qua đó giúp bạn dễ dàng kiểm soát khối lượng công việc và làm việc được hiệu quả hơn nhé!

Còn bạn thì sao? Bạn thường quản lý to-do list của mình như thế nào? Mời bạn chia sẻ thêm với Quyên và những bạn đọc khác bằng cách bình luận trong phần comment dưới bài viết này nha!

Photo by Melinda Gimpel on Unsplash

This Post Has 3 Comments

Leave a Reply