8 cách giúp quản lý email hiệu quả & xử lý tình trạng quá tải hộp mail

Share on facebook
Share on pinterest
Share on linkedin

Thiệt ra, Quyên không hề có kế hoạch cho một bài về cách quản lý email hiệu quả như vầy đâu, đơn giản vì đây không phải sở trường, cũng không phải sở thích của Quyên khi viết blog. Tuy nhiên, dạo gần đây thì hộp mail của Quyên luôn trong tình trạng siêu quá tải, một ngày nhận gần 50 cái mail (từ ba địa chỉ email vô chung một account).

Nhiều lúc Quyên tưởng tượng hộp mail của mình giống mấy con quái vật vậy đó, cứ chặt một đầu là nó tự mọc ra một chục cái đầu mới, chặt hoài mọc hoài, huhuhu.

Tối CN vừa rồi, Quyên dành hẳn ra ba tiếng đồng hồ CHỈ ĐỂ XÓA EMAIL!!!

Kết quả: Mặc dù tập trung làm việc hết công suất nhưng Quyên cũng chỉ mới xóa được khoảng 100 – 150 cái mail trên tổng số hơn 1.000 email hiện có. Một con số khá là… kinh dị ha.

Quyên đoán là không chỉ riêng mình bị con quái vật email này “ám” đâu, mà rất nhiều người, đặc biệt là dân freelancer, thường hay rơi vào tình cảnh như thế này. Email khách hàng, email từ những lần đăng ký nhận newsletter, thậm chí email từ trên trời rơi xuống cũng có luôn, cứ vậy mà chẳng mấy chốc khiến bạn “bơi” trong biển mail vô cực.

OK! Hôm nay, nhân một ngày nữa “chém” được mấy trăm “cái đầu quái vật”, Quyên muốn chia sẻ với bạn thêm về những cách Quyên đã & đang áp dụng để quản lý email hiệu quả hơn nha!

8 cách giúp quản lý email hiệu quả & xử lý tình trạng quá tải hộp mail

1. Check mail mỗi ngày & xóa liền những email không cần thiết

Một trong những lý do khiến hộp mail của bạn bị quá tải (≈ 1.000 mail trở lên với Quyên nghĩa là quá tải) đó là vì bạn không check mail mỗi ngày. Email mới cứ vậy mà “nhập bọn” cùng những email cũ, mỗi ngày chừng năm cái thôi thì sau một tuần, bạn đã có thêm 35 email mới!

Quyên có một ông anh họ. Một lần vô tình nhìnt hấy hộp mail của ổng có tới hơn 2.000 email CHƯA ĐỌC mà Quyên té ngửa! Hỏi ổng sao để thấy ghê vậy, ổng kêu tại không check mail mỗi ngày.

Okay, nếu bạn không đủ thời gian để check mail mỗi ngày, hãy chuẩn bị thời gian để check một lần… cả ngàn cái luôn đi nghen!

Mỗi khi có thông báo email mới (hiển thị trong phần Notifications) Quyên thường check liền và xóa ngay lập tức những email không liên quan (chủ yếu là newsletter từ các hãng thời trang, nội thất, mỹ phẩm v.v… mà Quyên lỡ dại đăng ký thành viên). Làm như vậy, bạn sẽ đỡ được rất nhiều thời gian để lọc lại và xóa những email đó sau này!


2. Unsubscribe những newsletter không (còn) liên quan (nữa)

Vì lý do công việc (marketer + blogger + freelance writer) nên Quyên đăng ký nhận newsletter từ rất nhiều nguồn khác nhau để update thông tin và kiến thức mỗi ngày. Tuy nhiên, có một sự khác biệt không hề nhẹ giữa việc bạn đăng ký vài cái newsletter và việc đăng ký vài chục cái newsletter khác nhau!

Đó là chưa kể rất nhiều newsletter, dù có hứa hẹn là không spam, nhưng chỉ một thời gian ngắn sau là email về như thác độ, tới độ có một vài trường hợp một ngày Quyên nhận không dưới năm email khác nhau của cùng một trang mà mình đã đăng ký! Công nhận “nể” mấy bạn email marketer của những trang đó luôn!

Nhân lúc dọn dẹp hộp mail, Quyên đọc lại toàn bộ những newsletter đó, từng cái một. Những cái nào có nội dung đáng để lưu lại tham khảo thì giữ, còn không thì xóa thẳng tay. Ngoài ra, bạn cũng nên làm một sự so sánh nhỏ: Cùng một người gởi, nếu số email hữu ích chiếm tỉ lệ ít hơn số email spam vô tội vạ, hãy unsubscribe trang đó ngay và luôn!

Là một người viết blog, Quyên hiểu rõ (rất rõ) tầm quan trọng của email marketing, và tất nhiên cũng không muốn mất đi một subscriber nào hết. Tuy nhiên cái gì cũng phải có giới hạn của nó, không phải cứ có email của độc giả rồi là spam người ta một cách trắng trợn như vậy được.

Email marketing là một công cụ quảng bá và bán hàng rất tốt, tốt hơn livestream chốt sale pa-ra-bẻn nhiều. Nhưng nếu vận dụng sai cách thì chỉ có mang lại tác dụng ngược mà thôi.

Quyên đã unsubscribe một lượng lớn các newsletter như vậy, chỉ chừa lại những cái thật sự mang lại giá trị cho mình ở thời điểm hiện tại. Và kể từ tối CN tới giờ là tối thứ Hai, lượng email Quyên nhận mỗi ngày đã giảm sâu, chỉ còn trên dưới 15 – 20 email/ngày! Yeahhhhh!


3. “Tổng dọn dẹp” hộp mail

Bên cạnh việc check mail mỗi ngày thì việc “tổng dọn dẹp” hộp mail như vậy sẽ giúp bạn có thể rà soát lại những email nào không quan trọng/không liên quan, hoặc có khi là một email nào đó mình quên không trả lời lại. Cách này Quyên áp dụng cũng khá lâu rồi, và thấy nó rất có ích cho việc quản lý email hiệu quả.

Bạn có thể tự đặt ra tiêu chuẩn cho mình, ví dụ: dọn dẹp hộp mail vào CN hằng tuần hoặc dọn dẹp khi hộp mail vượt mức 500 email, v.v… Riêng Quyên thì áp dụng cả hai luôn, cái nào phù hợp với mình ngay tại thời điểm đó thì làm thôi.

Khi dọn dẹp như vầy, Quyên thường rà soát từ những email cũ nhất trở lên (nhờ vào tính năng sắp xếp email theo thứ tự mới nhất – newest, hoặc cũ nhất – oldest).

Lời khuyên của Quyên: Đọc mail tới đâu, take action tới đó. Ví dụ: Mail thứ nhất không liên quan: Bỏ thùng rác. Mail thứ hai (newsletter) không cần thiết: Unsubscribe + bỏ thùng rác. Mail thứ ba từ lâu mà quên chưa hồi âm: Reply liền. Mail thứ tư cần lưu trữ: Bỏ vào Archive…


4. Phân loại email

Gmail có một công cụ rất đơn giản để giúp bạn quản lý email hiệu quả: Dán nhãn – label – cho email!

Quản lý email hiệu quả 02

Nếu thường xuyên nhận email từ một người gửi cố định, chẳng hạn như email từ khách hàng, các email thông báo từ Paypal, email từ các công ty mà Quyên đang sử dụng dịch vụ, v.v…, bạn có thể tạo ra những labels cho từng nhóm email khác nhau. Chẳng hạn như trong hình phía trên là các email Quyên nhận từ đối tác và từ lớp học tiếng Na Uy hồi xưa của mình.

Phân chia email theo người gửi và labels như vậy sẽ giúp bạn rất dễ kiểm soát hộp mail, cũng như tìm lại những thông tin cần thiết, thay vì phải ngồi lục tung cả hộp thư lên. Chẳng hạn như nếu muốn tìm lại một bài học tiếng cũ nào đó, Quyên sẽ chỉ cần vào labels có tên Norskkurs màu hồng kia để kiếm là xong!


5. Cài đặt chế độ AutoReply

Quyên thường hay sử dụng cái này mỗi khi đi du lịch và không thể check mail liên tục, hoặc nếu có thì không thể trả lời ngay lập tức được.

AutoReply cho phép email của bạn tự động hồi âm lại người gửi bằng một thông báo ngắn về việc bạn không có mặt ở văn phòng/không thể check mail từ ngày X tới ngày Y được và sẽ làm việc trở lại vào ngày Z.

Cách này giúp người gửi an tâm là email đã tới nơi và họ không cần phải gửi lại email một lần nữa. Giả sử bạn đi nghỉ mát ba tuần mà không cài đặt AutoReply thì khi quay trở lại làm việc, bạn sẽ hết hồn liền luôn!


6. Sử dụng tính năng Canned Responses

Khác với AutoReply chỉ có chế độ on/off trong một khoảng thời gian nhất định thì Canned Responses cho pháp bạn soạn thảo nhiều mẫu (template) email hồi âm khác nhau cho phù hợp với từng email nhận được. Bạn có thể đọc thêm về canned responses và cách cài đặt trong Gmail TẠI ĐÂY.

Cá nhân Quyên không sử dụng canned responses cho email cá nhân và những email liên quan tới business của riêng mình, vì Quyên nghĩ nó hơi thiếu đi sự thân mật và chân thật.

Tuy nhiên khi đi làm thì Quyên xài canned responses như vậy rất nhiều, và phải nói là đây là công cụ đỉnh của đỉnh giúp bạn quản lý email hiệu quả và giảm tải khối lượng công việc một cách đáng kể!


7. Xóa những email không có trả lời

Quyên cá là bạn sẽ cókiểu email này trong hộp mail của mình: Hai bên trao đổi email qua lại một lúc, sau đó thì bạn không nhận được hồi âm từ người kia nữa. Lý do có khi đơn giản chỉ là…hết ý để viết tiếp, hoặc câu chuyện đã kết thúc và không cần phải nói thêm gì nữa.

Những mail như vậy, bạn có thể đọc lại một lần để chắc là mình không bỏ sót những thông tin gì quan trọng + lưu lại địa chỉ email của người gởi vào danh bạ, và say dùng là XÓA THẲNG TAY LUÔN ĐI!

Trong tương lai, nếu cần phải liên lạc với bạn thì họ sẽ lại gửi email cho bạn thôi, không việc gì phải xoắn!


8. Lưu email bằng chức năng Archive

Đối với những email bạn không thể xóa, không tiện xóa hoặc không/chưa muốn xóa, hãy lưu trữ nó bằng chức năng Archive của Gmail. (Nãy giờ nói Gmail hơi nhiều nhưng post này không nhận tài trợ của Gamil à nha, hehehe!)

Khi archive như vậy thì email đó sẽ biến mất khỏi hộp thư chính (Inbox), khiến cho hộp thư của bạn lúc này nhìn sẽ đỡ rối mắt đi rất nhiều. Để coi hướng dẫn archive và cách coi lại những email đã archive, bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY.


Nếu bạn đang gặp phải tình trạng quá tải hộp mail và muốn tìm cách để có thể quản lý email hiệu quả thì hy vọng bài viết này của Quyên sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho bạn!

Hoặc nếu bạn cũng gặp phải vấn đề tương tự và có những cách xử lý khác nữa, hãy chia sẻ với Quyên trong phần bình luận ở phía dưới bài viết này nha!

Chúc bạn sớm “hạ gục” được con quái vật mang tên quá tải hộp mail này nhé!

This Post Has One Comment

Leave a Reply